ישיבות - מבזבוז זמן לאפקטיביות ב-7 צעדים

רגע אז ישיבות זה רע?

כן!!!

למה בעצם? ככה תמיד עבדו בארגונים, לא?

כי זה לא אפקטיבי. כלומר התמורה שזה נותן לא בהלימה למשאבים המושקעים.

והמשאבים המושקעים רבים.

לישיבות יש מחיר בדוק, ודאי ומספרי:

• השכר השעתי של כל עובד X מספר העובדים המשתתפים בישיבה X משך זמן הישיבה

• העלות האלטרנטיבית - כל הדברים שניתן היה לעשות בזמן שהשתתפנו בישיבה שלא באמת תרמה לפרודוקטיביות

אבל בישיבות מקבלים החלטות, סוגרים דברים, מיישרים קו…

בבסיס, נכון. אבל על זה מתלבשות שכבות החוסר אפקטיביות:

• מוזמנים יותר אנשים ממה שבאמת צריך (אולי יהיה לה מה להוסיף / שלא יעלב / היא פעם עשתה פרויקט כזה / זה גם נוגע לצוות שלהם).

• משקיעים המון זמן במלא דברים שהם לא העניין עצמו (כי אם כבר התכנסנו, אז לא נתקשקש?!) על חוק פרקינסון שמעתם? work expands so as to fill the time available for its completion. כלומר, אם סגרנו שעה ביומן, אנחנו נמלא אותה, גם אם את העניין עצמו ניתן היה לפתור ב-15 דקות או בקובץ שיתופי. *הרחבה על חוק פרקינסון - אם בא לכם על קוריוז היסטורי מ-1955 תקראו את המאמר המקורי כאן https://www.economist.com/news/1955/11/19/parkinsons-law או אצל מלי אלקובי ויהודית כץ אם בא לכם אמלוק באודיו.

• ברוב הארגונים ישיבות לא מנוהלות על פי אג'נדה מוגדרת ומופצת מראש. מה שגורם לשיח להיות פחות ענייני, ומשאיר מקום דוקא לאי קבלת החלטות קונקרטיות.

• במקרה הטוב שכן מתקבלות החלטות, אין תיעוד אפקטיבי וניהול ביצוע לאחר מכן.

אז אם זה כזה לא אפקטיבי, איך זה שכוווווווול הארגונים עושים את זה?

ובכן, יש מלא סיבות, העיקריות שבהן, איך לא, הרגלים, נוחות, שליטה ופוליטיקה!!! עוד להעמיק כאן https://www.themarker.com/career/2023-01-11/ty-article/.premium/00000185-9c29-d94b-ad8d-beef9db00000

אז בכלל בלי ישיבות?!

לא אמרתי…

אפשר עם ישיבות, רק עם 7 כללי זהב:

1. כל ישיבה חייבת אג'נדה, שמופצת לפחות 24 שעות לפני. באחריות מזמן הישיבה כמובן!

2. בתחילת כל ישיבה קובעים מישהו שיסכם אותה, ויפיץ סיכום מסודר של משימות/אחראי/לוז. אפשר ואף רצוי לעשות רוטציה בין מסכמים.

3. תשאלו את עצמכם האם נוכחותכם חיונית בכל זימון שתקבלו. לא יודעים? מתלבטים? תשאלו את קובע הישיבה - תבקשו הבהרה מדוע זימן אתכם, מה הציפיות מכם, האם אתם חייבים להיות לאורך כל הישיבה? איפה בדיוק אתם רלוונטיים לפי האג'נדה?

4. מנהלים? תעודדו עובדים לא לעשות accept כברירת מחדל. כן, גם לישיבות שאתם עצמכם מזמנים.

5. בלי ישיבות קבועות שחוזרות על עצמן. כן, אני יודעת שאני מבקשת על עצמי אליהום של חסידי ה-Agile, אבל בעייני גם ה-daily לא קדוש, ואפשר לשאול האם היום אנחנו דוקא צריכים אותו או שאין באמת חדש.

6. נסו לקדם יום נקי מפגישות ברמה הארגונית

7. כמו בכל דבר, שינוי בתרבות ארגונית דורש מחויבות top-down. אם קבענו יום ללא פגישות ואז המנכל מזמן ישיבה, רוב הסיכויים שזה יהפוך להצהרה ריקה מתוכן, עם הררי הציניות שיתלוו לזה.

עוד אפשר להעמיק אצל רותי רודנר, בפרק "שלוש שאלות שחייבים לשאול לפני כל פגישת עבודה".

ואם יש לכם התלבטויות מאיפה מתחילים ואיך מטמיעים את כללי הזהב, דברו איתי.